Regulamin 'I LOVE BEAUTY' -PATRYCJA ŚWIĄTEK

1. Wstęp

Niniejszy dokument (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania ze strony internetowej dostępnej pod adresem https://venuecrossroad.com (dalej: „Strona Internetowa”) oraz warunki świadczenia usług przez agencję eventową działającą pod nazwą 'I LOVE BEAUTY' -PATRYCJA ŚWIĄTEK (dalej: „Agencja”, „My”).

Prosimy o uważne zapoznanie się z niniejszym Regulaminem przed skorzystaniem ze Strony Internetowej, przesłaniem zapytania ofertowego lub złożeniem rezerwacji. Korzystając ze Strony Internetowej lub składając zamówienie na usługi, potwierdzasz, że zapoznałeś(-aś) się z Regulaminem, akceptujesz jego treść i zobowiązujesz się do jego przestrzegania.

Regulamin skierowany jest zarówno do klientów indywidualnych, jak i biznesowych, zainteresowanych organizacją wydarzeń, w szczególności: mobilnych wieczorów pokerowych, stref rozrywki z ruletką i blackjackiem, imprez integracyjnych, przyjęć prywatnych, wydarzeń tematycznych oraz usług transformacji przestrzeni eventowych, realizowanych w różnych lokalizacjach na terenie Polski.

2. Definicje

Dla potrzeb Regulaminu poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenie:

• Agencja – podmiot prowadzący działalność eventową pod marką 'I LOVE BEAUTY' -PATRYCJA ŚWIĄTEK, odpowiedzialny za przygotowanie i realizację wydarzeń zgodnie z ustalonym zakresem usług.
• Strona Internetowa – serwis online dostępny pod adresem https://venuecrossroad.com, prezentujący ofertę Agencji, portfolio realizacji, treści blogowe oraz umożliwiający kontakt i złożenie zapytania o organizację wydarzenia.
• Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która składa zapytanie, dokonuje rezerwacji lub zawiera z Agencją umowę o organizację wydarzenia.
• Uczestnik – osoba biorąca udział w wydarzeniu organizowanym przez Agencję na zlecenie Klienta.
• Usługa – wszelkie usługi świadczone przez Agencję na rzecz Klienta, w szczególności planowanie, koordynacja i realizacja wydarzeń, w tym mobilne wieczory pokerowe, strefy z ruletką i blackjackiem, imprezy integracyjne, przyjęcia prywatne, wydarzenia tematyczne, transformacje przestrzeni oraz usługi dodatkowe.
• Impreza Tematyczna – wydarzenie o spójnym motywie przewodnim (np. „kasyno filmowe”, „noc w Las Vegas”, „elegancki wieczór w Monte Carlo”), obejmujące aranżację przestrzeni, scenariusz, oprawę wizualną oraz strefy interaktywnej rozrywki opartej na symulowanych grach karcianych i stołowych bez elementu hazardu.
• Oferta – propozycja zakresu usług, scenariusza wydarzenia, terminu, miejsca oraz warunków finansowych przedstawiona Klientowi przez Agencję w formie elektronicznej lub pisemnej.
• Umowa – wiążące porozumienie pomiędzy Klientem a Agencją, określające w szczególności zakres, termin i miejsce świadczenia Usług, wynagrodzenie oraz pozostałe ustalenia organizacyjne.
• Materiały – wszelkie treści tekstowe, fotograficzne, graficzne, wideo i multimedialne publikowane na Stronie Internetowej lub przekazywane Klientowi przez Agencję w związku z realizacją Usług.

3. Zakres usług

Agencja świadczy usługi polegające na kompleksowej organizacji, oprawie oraz koordynacji wydarzeń rozrywkowych i integracyjnych o charakterze wyłącznie rekreacyjnym i rozrywkowym. W szczególności oferujemy:

• mobilne wieczory pokerowe prezentowane jako scenariuszowe doświadczenie towarzyskie, w którym rozgrywka ma charakter symulowany i służy wyłącznie zabawie;
• strefy rozrywki z ruletką, blackjackiem i podobnymi grami stołowymi w formie atrakcji eventowych bez realnych wygranych pieniężnych lub rzeczowych;
• eventy korporacyjne i integracyjne, w tym wieczory firmowe, gale, jubileusze, spotkania dla partnerów biznesowych i zespołów;
• prywatne przyjęcia okolicznościowe, takie jak urodziny, rocznice, wieczory panieńskie i kawalerskie, przyjęcia rodzinne;
• imprezy i scenariusze tematyczne, w tym wydarzenia stylizowane na kino, lata 20., glamour, noir, czy inspirowane popkulturą;
• usługi transformacji przestrzeni eventowych, obejmujące scenografię, oświetlenie, dekoracje i aranżację stref aktywności;
• obsługę prowadzących, animatorów i hostess, którzy dbają o atmosferę, płynność scenariusza i bezpieczeństwo uczestników;
• usługi doradcze dotyczące koncepcji wydarzenia, harmonogramu, doboru atrakcji i dopasowania ich do charakteru grupy.

Wszystkie gry i aktywności realizowane w ramach naszych wydarzeń mają charakter symulowanych gier rozrywkowych. Nie prowadzimy zakładów, nie przyjmujemy stawek pieniężnych ani rzeczowych i nie wypłacamy wygranych o wartości pieniężnej. Uczestnicy korzystają z fikcyjnych żetonów lub innych elementów scenograficznych pozbawionych realnej wartości.

Nasze wydarzenia nie stanowią gier losowych, zakładów wzajemnych ani żadnej innej formy działalności regulowanej przepisami prawa hazardowego. Udział w wydarzeniach nie wiąże się z możliwością uzyskania korzyści finansowych od Agencji z tytułu wyników rozgrywek.

4. Warunki rezerwacji

Proces rezerwacji i zawarcia Umowy przebiega według następujących etapów:

1. Zapytanie wstępne – Klient kontaktuje się z Agencją za pośrednictwem formularza na Stronie Internetowej, telefonicznie lub mailowo, przekazując podstawowe informacje o planowanym wydarzeniu (termin, miejsce, liczba uczestników, rodzaj imprezy, oczekiwany charakter atrakcji).
2. Wstępna konsultacja – na podstawie zapytania Agencja może przeprowadzić rozmowę konsultacyjną, aby doprecyzować oczekiwania Klienta, budżet, preferencje tematyczne oraz specyfikę grupy.
3. Przygotowanie Oferty – Agencja przedstawia Klientowi wstępną lub szczegółową Ofertę obejmującą proponowany scenariusz wydarzenia, zakres usług, orientacyjny harmonogram oraz szacunkowe koszty.
4. Akceptacja Oferty – po akceptacji Oferty przez Klienta, Agencja przesyła potwierdzenie wraz z informacją o wymaganej zaliczce lub zadatku oraz projektem Umowy (jeżeli forma pisemna jest wymagana).
5. Rezerwacja terminu – termin wydarzenia zostaje wstępnie zarezerwowany na rzecz Klienta na czas określony w korespondencji (np. 5–7 dni roboczych). Niewpłacenie zaliczki lub niepodpisanie Umowy w tym czasie może skutkować anulowaniem wstępnej rezerwacji.
6. Zawarcie Umowy – Umowa zostaje zawarta z chwilą:
   • podpisania jej przez obie strony w formie papierowej lub elektronicznej, lub
   • pisemnego lub mailowego potwierdzenia warunków Oferty przez Klienta oraz wpłaty wymaganego zadatku/zaliczki – w zależności od ustaleń.
7. Doprecyzowanie szczegółów – po zawarciu Umowy strony współpracują w zakresie uszczegółowienia scenariusza, harmonogramu, ustawienia przestrzeni, brandingów, listy atrakcji oraz ewentualnych usług dodatkowych.

Zmiany terminu wydarzenia, liczby uczestników lub istotnego zakresu Usług po zawarciu Umowy mogą wymagać aneksu i wiązać się z modyfikacją wynagrodzenia. Możliwość i koszty dokonania zmian są każdorazowo uzgadniane indywidualnie.

Agencja zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia rezerwacji lub realizacji Usług, jeżeli charakter wydarzenia pozostawałby w sprzeczności z obowiązującym prawem, dobrymi obyczajami lub wartościami promowanymi przez Agencję.

5. Odpowiedzialność

Agencja zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności przy realizacji Usług, zgodnie z posiadaną wiedzą, doświadczeniem i przy użyciu odpowiednich zasobów technicznych oraz osobowych.

Agencja ponosi odpowiedzialność wobec Klienta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym, z zastrzeżeniem poniższych postanowień:

• Agencja nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe wskutek nieprzestrzegania przez Klienta lub Uczestników przekazanych wytycznych, regulaminów miejsca wydarzenia lub poleceń obsługi i animatorów.
• Agencja nie odpowiada za szkody spowodowane działaniem lub zaniechaniem osób trzecich, za które nie ponosi odpowiedzialności (np. obsługa cateringowa, ochrona, właściciel obiektu), chyba że co innego wynika z odrębnych umów.
• Agencja nie odpowiada za szkody wynikające z siły wyższej, w szczególności: klęsk żywiołowych, nagłych zdarzeń losowych, konfliktów społecznych, awarii infrastruktury uniemożliwiających przeprowadzenie wydarzenia zgodnie z planem.
• Klient ponosi odpowiedzialność za zachowanie Uczestników wydarzenia oraz za szkody spowodowane przez nich w mieniu Agencji, partnerów technicznych lub obiektu, w którym odbywa się wydarzenie.

W przypadku Klientów biznesowych (B2B) odpowiedzialność odszkodowawcza Agencji może zostać umownie ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto należnego Agencji za dane wydarzenie, z wyłączeniem szkód wyrządzonych umyślnie, chyba że strony postanowią inaczej w Umowie.

6. Zasady udziału i bezpieczeństwa

Udział w wydarzeniach organizowanych przez Agencję odbywa się z poszanowaniem zasad bezpieczeństwa, dobrych obyczajów oraz komfortu wszystkich Uczestników. Klient zobowiązuje się do poinformowania Uczestników o poniższych regułach:

• uczestnicy zobowiązani są stosować się do instrukcji przekazywanych przez prowadzących, animatorów i obsługę techniczną, w szczególności dotyczących zasad korzystania ze stołów do gier, rekwizytów i elementów scenografii;
• zabronione jest samodzielne przestawianie, demontaż, podłączanie lub modyfikowanie sprzętu oraz dekoracji bez zgody obsługi;
• agresywne zachowania, rażąco niekulturalne słownictwo, działania zagrażające zdrowiu lub bezpieczeństwu innych osób mogą skutkować natychmiastowym wyłączeniem Uczestnika z dalszego udziału w wydarzeniu bez prawa do zwrotu kosztów;
• Uczestnicy powinni korzystać z atrakcji w stanie trzeźwości oraz z zachowaniem należytej ostrożności; obsługa ma prawo odmówić udziału w aktywnościach osobom, których stan może zagrażać ich bezpieczeństwu lub bezpieczeństwu innych;
• dzieci i osoby niepełnoletnie mogą brać udział w wydarzeniach wyłącznie na zasadach uzgodnionych wcześniej z Klientem i Agencją (np. w ramach rodzinnych imprez okolicznościowych) oraz pod stałą opieką dorosłych opiekunów;
• gry karciane i stołowe mają charakter wyłącznie rozrywkowy; zabronione jest wprowadzanie rzeczywistych stawek pieniężnych lub przedmiotów o wymiernej wartości jako „nagrody” lub „zakładów” pomiędzy Uczestnikami, jeśli mogłoby to sugerować charakter hazardowy rozgrywek.

Agencja zastrzega sobie prawo do przerwania lub modyfikacji przebiegu atrakcji, jeżeli wymaga tego bezpieczeństwo Uczestników, ochrona mienia lub wystąpienie okoliczności niezależnych od Agencji.

7. Płatności i fakturowanie

Warunki rozliczeń finansowych ustalane są indywidualnie z Klientem i wskazane w Ofercie lub Umowie. Co do zasady stosuje się następujące zasady:

• Agencja może wymagać wpłaty zaliczki lub zadatku w wysokości określonej w Ofercie/Umowie jako warunku potwierdzenia rezerwacji terminu.
• Pozostała część wynagrodzenia płatna jest zwykle przed wydarzeniem lub w terminie wskazanym w fakturze, nie dłuższym niż 14 dni od daty jej wystawienia, chyba że strony uzgodnią inaczej.
• Akceptowane formy płatności obejmują w szczególności: przelew bankowy na rachunek wskazany przez Agencję oraz inne formy uzgodnione indywidualnie. Informacje o dostępnych metodach rozliczenia przekazywane są Klientowi w trakcie procesu ofertowego.
• Na życzenie Klienta Agencja wystawia fakturę VAT lub inny dokument księgowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Opóźnienie w płatności może skutkować naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie, a w skrajnych przypadkach – wstrzymaniem realizacji Usług do czasu uregulowania zaległości.

Szczegółowe zasady dotyczące ewentualnych kosztów dodatkowych (np. transport, zakwaterowanie obsługi przy realizacjach wyjazdowych, ponadstandardowa liczba godzin pracy) określane są w Ofercie lub Umowie.

8. Reklamacje i zwroty

Klient ma prawo do zgłaszania reklamacji dotyczących sposobu realizacji Usług.

Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane identyfikujące Klienta, datę i miejsce wydarzenia, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób rozwiązania sprawy. Wskazane jest dołączenie dokumentacji pomocniczej (np. zdjęcia, nagrania, korespondencja).

Agencja rozpatruje reklamacje w terminie do 30 dni od dnia ich otrzymania, informując Klienta o wyniku postępowania reklamacyjnego drogą mailową lub inną uzgodnioną metodą komunikacji. W uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec przedłużeniu, o czym Klient zostanie poinformowany.

W przypadku uznania reklamacji Agencja może zaproponować w szczególności: usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, odpowiednie obniżenie wynagrodzenia, formę rekompensaty rzeczowej lub usługowej przy kolejnych realizacjach – zależnie od charakteru sprawy.

Warunki odstąpienia od Umowy, zwrotu zaliczki lub zadatku oraz ewentualne opłaty za odwołanie wydarzenia określane są indywidualnie w Umowie lub Ofercie, z uwzględnieniem terminu rezygnacji, poniesionych przez Agencję kosztów przygotowań oraz możliwości zmiany terminu wydarzenia.

9. Ochrona danych osobowych

Agencja przetwarza dane osobowe Klientów i Uczestników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO/GDPR) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych, w tym celu, podstaw prawnych, okresu przechowywania danych, praw osób, których dane dotyczą, oraz polityki wykorzystywania plików cookie znajdują się w odrębnych dokumentach:

• Polityka prywatności,
• Polityka plików cookie.

Korzystanie ze Strony Internetowej oraz zlecanie organizacji wydarzeń może wiązać się z koniecznością podania danych kontaktowych (np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu) oraz danych niezbędnych do wystawienia dokumentów księgowych. Podanie danych jest dobrowolne, lecz brak ich podania może uniemożliwić przygotowanie Oferty lub zawarcie Umowy.

Agencja zapewnia zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

10. Własność intelektualna

Wszelkie Materiały zamieszczone na Stronie Internetowej lub przekazywane Klientowi w związku z realizacją Usług (w tym teksty, projekty kreatywne, scenariusze wydarzeń, grafiki, zdjęcia, nagrania wideo, elementy identyfikacji wizualnej) stanowią własność Agencji lub podmiotów współpracujących i są objęte ochroną na podstawie przepisów prawa autorskiego oraz innych przepisów dotyczących ochrony dóbr niematerialnych.

Bez uprzedniej, wyraźnej zgody Agencji, udzielonej na piśmie lub w formie dokumentowej, zabronione jest w szczególności:

• kopiowanie, modyfikowanie, rozpowszechnianie, publikowanie lub wykorzystywanie Materiałów w całości lub w części w celach komercyjnych lub promocyjnych;
• odtwarzanie scenariuszy wydarzeń w sposób mogący wprowadzać w błąd co do autorstwa koncepcji lub powiązania z marką 'I LOVE BEAUTY' -PATRYCJA ŚWIĄTEK;
• usuwanie oznaczeń ochrony praw autorskich, znaków towarowych i innych oznaczeń właścicielskich z Materiałów.

Korzystanie ze Strony Internetowej nie powoduje nabycia przez Klienta jakichkolwiek praw do Materiałów poza zakresem wynikającym z dozwolonego użytku osobistego, określonego przepisami prawa.

11. Postanowienia końcowe

Regulamin może być okresowo aktualizowany w celu dostosowania do zmian w ofercie Agencji, obowiązujących przepisach prawa lub standardach bezpieczeństwa. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem ich opublikowania na Stronie Internetowej, chyba że wyraźnie wskazano inny termin.

Do Umów zawieranych pomiędzy Klientem a Agencją stosuje się prawo polskie. Wszelkie spory wynikłe na tle interpretacji lub wykonania Umowy strony będą dążyły w pierwszej kolejności do rozwiązania polubownego. W razie braku porozumienia spory będą rozstrzygane przez właściwy sąd powszechny.

W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz inne właściwe ustawy.

Kontakt z Agencją w sprawach związanych z Regulaminem, rezerwacjami lub realizacją Usług możliwy jest za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie Kontakt lub innymi kanałami komunikacji wskazanymi na Stronie Internetowej.

Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień. W miejsce nieważnego lub nieskutecznego postanowienia stosuje się regulację najbardziej zbliżoną do pierwotnego celu postanowienia i zgodną z obowiązującym prawem.